Sobre mi intercambio 2. Lo que hubo antes de la travesía: papeles para el intercambio UMNG - ETSIT UPM 2015

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Antes de poder tomar un avión de Air France Bogotá-París y otro París-Madrid el 1 de septiembre de 2015, tuvieron que suceder muchas cosas relacionadas con papeles, filas, dinero, estrés, intriga, suspenso, etc.

Para ti que estás pensando en hacer un intercambio académico, que lo estás dudando, que no sabes si comenzar, te digo: HAZLO, o al menos inténtalo. En mi caso, las cosas sucedieron de la siguiente forma, y por tanto, pueden suceder de manera muy similar para otros estudiantes, sobre todo de la UMNG.

Lo primero que toca hacer es estar pendiente del correo institucional. ¿Por qué? Porque aparte de que allí te llegan notificaciones de la universidad, de tus profesores y hasta de las notas, te llega cada semestre información relacionada con la apertura del proceso de intercambio. Así que cuando te llegue ese correo, revisa los documentos que van adjuntos: entre ellos se encuentra un listado de las universidades con las cuales tu programa académico tiene convenio; aparecen los requisitos para poder hacer la movilidad, y aparecen (creo) dos formatos que debes llenar, en conjunto con tu director de programa, y llevar a la oficina de relaciones internacionales. En esos formatos ya debes colocar a dónde irías y qué materias verías, así que es muy importante que tu director de programa te asesore en eso (esta etapa puede tornarse complicada si no cuentas con la asesoría de algún profesor, porque las materias que vas a ver en el intercambio deben tener contenidos temáticos muy parecidos a las de tu universidad de origen, con créditos similares, etc., de tal forma que te las puedan homologar cuando regreses). Esos papeles llevan la firma del director y del decano.

Una vez has llevado esos papeles a la oficina de relaciones internacionales, debes esperar a que ellos te aprueben la movilidad (eso lo hacen en un comité). Cuando te aprueban la movilidad en la UMNG, eres informado, y envían tus papeles (junto con unas fotos que te van a pedir) a la universidad de destino. Allá también deben aprobar tu movilidad, proceso que toma alrededor de un mes.

Después de ese mes, en el cual no recibes noticia del proceso, y a veces hasta lo olvidas, un día cualquiera te llega un correo de una persona de la universidad de destino informándote que has sido aceptado (siendo optimistas) para el semestre tal en tal programa. Cuando eso sucede, comienza realmente la acción.

Dependiendo del lugar a donde vas, necesitarás o no solicitar visa. Si la necesitas, el camino será largo y tedioso. En mi caso, que necesitaba la visa para España, entre los papeles que tenía que llevar el día de la cita estaban cosas como: seguro médico internacional (casi $800 000 COP en el 2015), acreditación del lugar de estadía en España (que costó como 350 euros el mes), demostrar que tenía fondos para vivir esos 5 meses (pueden ser cuentas de ahorro, CDTs, etc.), diploma de bachillerato apostillado, formatos diligenciados, copia del pasaporte, fotos y otras cosas más. Para que no me fuera a faltar nada, yo fui al consulado general de España antes de mi cita, en un horario de atención general, e hice todas las preguntas que tenía, y además solicité que me adelantaran la cita, porque estaba muy encima con relación a la fecha del posible viaje.

Luego de eso, de hacer vueltas, averiguar por internet habitaciones, precios, hablar con gente que ya había vivido en Madrid, etc. llegó el día de la cita, llegué bien temprano, pasé los papeles, dejé el pasaporte y pagué como $45000 para que me lo enviaran a la casa (que envío más caro, jajaja). Dijeron que la respuesta se tardaba alrededor de una semana, y bueno, se tardó como semana y media. Llega un mensajero, te hace firmar unos papeles, y te entrega un sobre donde viene el pasaporte. Si te aprobaron la visa, la verás pegada en una de las hojas del pasaporte.

En ese momento, ya llevas con éxito un 90% del trámite de ida a tu intercambio. ¿Qué hace falta? Los pasajes. Este paso es muy importante, porque te pueden salir bastante costosos, y complicarte la situación. Ya sabes que entre más anticipados compres los pasajes, mejores precios vas a obtener. Sin embargo, los pasajes los debes comprar única y exclusivamente cuando te hayan aprobado la visa. Así que debes acelerar el proceso para que te den respuesta del consulado o embajada lo más rápido posible. Ten en mente que las citas en el consulado se tardan alrededor de un mes, y luego se tardan como una semana más en darte respuesta. Ahí ya va un mes y medio. Y además, recuerda que la cita en el consulado la debes tener al menos un mes antes de tu posible viaje. 

Como ves, toda la logística para el intercambio debe estar fríamente calculada, no puedes darte el lujo de perder unos cuantos días. Cuando ya tienes en tus manos la visa, entonces ponte a buscar pasajes. Entre más escalas tengan, pues más baratos te van a salir, pero tampoco seas tan tacaño como para ponerte a esperar una docena de horas en un aeropuerto por ahorrarte unas decenas de dólares; mira los pros y contras de las alternativas que tienes, y ten en cuenta además si en el lugar donde vas a hacer escala te van a pedir visa (como sucede en EE.UU.); en París por ejemplo no te piden visa si estás haciendo escala.

Y bueno, cuando has comprado los pasajes, debo decirte querido amigo, que has firmado tu contrato de inicio de una gran aventura.